隨著經濟模式逐漸典範轉移，加上少子化與疫情造成的人力不足影響，經營型態轉變已經是各產業都漸漸面臨的重要課題。
如何在外部劣勢衝擊下，通過數位轉型的方式來讓補習班經營都能有更高的產值，更是經營者們應該努力鑽研的方向。
本文我將分享經營 CARE 教育業系統中，協助上百家教育機構（補習班、幼兒園、才藝班）導入補習班系統的經驗。成功解決經營教育機構的各種問題，以及優化與學生和家長溝通互動的方式。
本篇將會以補習班經營數位化為例，說明使用補習班系統化工具，經營教育機構的好處。
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補習班人力不足的困境
多數補習班是微型企業，時常要一人分擔多工
在經營一間補習班，除了教學外，還要處理很多工作，像是點名、開收費單等，但在台灣許多的補習班是微型企業，員工人數多在 10 人以下，導致員工一人要分擔多項工作，除了人力不足外，負擔過重也花費大量時間在處理雜事。
當補習班學生人數沒這麼多時，老闆通常是校長兼撞鐘處理所有大小事，但當學生人數越來越多的時候，相信我，你馬上就要面對行政工作爆量的狀況。
在我們長期的觀察中，很多工作流程是可以被優化的，像是傳統補習班開收費袋，是手寫每一筆再發給學生家長況。但現在透過系統作業，可以一鍵建立整批收費單，並透過網路即時發送到家長的手機中，是不是節省了很多作業時間，同時有效的解決人力不足問題。
複雜的事讓電腦處理，提升補習班管理效率
大多數公司遇到的不單是人力不足的問題，而是「人力都用在低產值事務上，沒辦法有效產生價值。」的問題，如：製作報表、開發票、確認訂單狀況等不勝枚舉。
傳統補教業營運中如果員工大多數時間，都在做電腦可以完成的事，就會導致員工每天其實都在處理同樣的問題，反而產值不高。
這時，你需要將需人力處理的瑣事，交給電腦處理，這指的是重複性高，或是各種資料的整理與分析。要做到這件事，首先你需要區分出來，那些工作是重複性高的工作，或者是那些工作其實可以簡化。
以我輔導的一間雙語幼兒園為例，過去在跟家長收費時，花上大量時間跟家長確認是否匯款，什麼時候匯款。導入補習班管理系統之後，使用線上收款的服務，家長可在手機上或超商繳費，系統就會即時入帳，大大節省了人力與時間。
使用客戶關係管理系統，清楚掌握客戶喜好
不論在經營什麼產業，客戶開發能力一直是一項重要的指標，了解客戶的喜好除了可以幫助客戶開發外，還能做為產品優化的方向。
過去補習班在做客戶關係維護時，通常都是靠老師或是主任的面對面溝通，學生與家長的各種資訊都是靠人腦記憶，所以常常聽到老師離職後把學生帶走的情況。
所以經營教育事業也要做好客戶關係管理，而一套好的客戶關係管理系統（CRM），可以清楚的紀錄學生過去在班所有的紀錄，甚至對已經離開的學生，發送新的課程通知做再行銷，真正的幫助到生意成長。
目前 CARE 教育業系統 的CRM功能，可以讓招生人員記錄學生從試聽到離班所有的歷程，並且透過貼標籤的方式，快速紀錄下客戶的喜好特徵。
分享一間幼兒才藝教室的經驗，使用上述方法，在每次學生家長來詢問課程時，都可以很快反應給家長過去的上課紀錄，並且推薦家長有興趣的課程，有效提高成交率。
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減少人力與時間的浪費，可以更專注在教學品質上
其實真正決定教育事業的成敗，還是在自身教學品質的好壞，而好的教學品質可以讓學生達成學習目標或是解決學習困境。
而當學生的需求被滿足後，自然會產生口碑效應，我們都知道開發新客成本是舊客的五倍，但若是能做到學生幫你帶學生來，自然生意就會蒸蒸日上。
而一個好的補習班系統，必需要能提供詳細的學生學習紀錄功能，讓學生上完課後，也能很方便的查詢學習狀況，讓學生和家長除了學習進步外，也能對你提供的服務滿意。
以升學文理補習班為例，家長最關心的就是孩子在班的學習狀況，在導入 CARE 教育業系統的「INE」外掛模組後，加入補習班的LINE官方帳號，就可清楚看到所有的學習紀錄，家長的滿意度自然大大提升。
結語：善用補教管理解決人力不足困境，專注教學體驗
本篇文章說明了傳統產業人力不足的困境，以及重點性的說明採用資訊管理系統、導入數位經營化後的差異，並實際以補習班做為案例講解。
透過以上內容，希望能夠讓思考如何優化教育生意的你有所啟發，了解到當你開始擴大營運時，原本的紙本或是 Excel 開始負荷不過來時，導入營運管理系統會是你最好的解決方案。
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