你還在使用傳統的紙本簽到，記錄學生的出缺勤狀況嗎？近年來，各個產業使用資訊化管理系統已然成為趨勢。
若你還是用傳統方式進行補習班管理，會導致人力耗費與花時間的困擾，學生少還可以應付，學生一多就容易卡關了。
但是，要選擇適合你的補習班系統並非易事，因為在市面上補習班管理系統就有好幾個品牌，所以本文要告訴你選擇補習班系統的3大重點。
我是管原璋，過去我在經營 CARE教育業系統 中，協助上百家教育機構（補習班、幼兒園、才藝班）導入補習班系統的經驗。因此今天將和你分享補習班業者要如何選擇適合你的補習班系統，讓你跟上數位化趨勢，成為聰明的補習班管理者！
選擇補習班系統觀念1：確認目前在經營上遇到的問題
在經營教育事業的成長道路上，可以分為好幾個階段，而每個階段所要解決的問題不盡相同，所以先定位自己所在的階段，不僅可以快速釐清要解決的問題，還能為之後的成長先做準備。
經營補習班時，會經歷哪三個階段？
- 初創期
在這個時間經營者因為學生還不多，所以營運上還不會遇到什麼大問題，這時候的重心可以放在拓展客源上，如何做好招生吸引客戶是成長的關鍵。
- 成長期
在站穩腳跟後你的學生量應該可以到達穩定的人數，通常這時候就會產生各種問題，像是跟學生與家長溝通，或是帳務上的管理都會花費許多人力與時間。
- 擴大期
這個階段已經在某個地區或領域累積一定成果，由於學生人數或是分校數量都有一定規模，各種營運的報表就相當重要。
至於補習班要在哪個階段開始導入系統，我個人建議最好的時間點是在創立初期，就將所有工作流程與制度建立起來，減少未來要轉換系統的風險。
選擇補習班系統觀念2：評估系統該注意的重點
由於科技的進步，目前的趨勢是將系統建立在雲端主機上做運行，使用者透過網頁就可以登入系統，不需要再另外安裝程式在電腦裡。
至於資料放在雲端安全性如何？因為雲端主機的安全防護等級相較補習班內的電腦高出許多，且有專人全天的管理，所以可以放心使用。
相對單機版系統的資料容易被員工複製，且主機放在補習班內容易中毒外，管理成本更高，導致逐漸被雲端版的系統取代。
補習班在選擇資訊化系統時，可以如何評估？
重點 1. 系統操作是否簡單
傳統型補教系統因為操作步驟繁瑣，導致難以上手的問題，而簡單好上手的系統應該是每個功能可獨立操作，完成一件事不超過3個步驟，才能稱上簡單好上手。
重點 2. 是否能長期保存客戶資料
客戶資料是每個企業的重要珍寶，資料要能區分潛在客戶與在學學生，並且長久保存所有紀錄，最重要的是可以匯出備分檔，才能放心的使用。
重點 3. 是否有提供試用
是否在解說人員說明的時候看起來都很流暢，但實際使用卻難以操作，所以有提供試用相當重要，一般試用以14天最佳，因為時間太長反而不會認真試用。
重點 4. 解說人員是否能處理問題
如何判斷解說人員是否專業，可以從解說的方式觀察，若解說的過程中都在介紹功能，那就代表並不了解補教業經營上會遇到的問題。反之，若解說人員能以經營痛點切入，代表系統是受過許多用戶考驗的，值得信賴。
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補習班常用的資訊化系統有哪些？
- CARE教育業系統：是針對教育機構的營運所設計的系統，內容包含行政管理、財務管理、學生學習紀錄、客戶關係管理。
- 翰林雲端學院：主要是做雲端題庫，可以做作業與試卷的派發，另外還有簡易的學生點名與成績紀錄的功能。
選擇補習班系統觀念3：選擇訂閱制系統的好處
隨著科技的發展，如今訂閱制系統已經成為主流，用戶只要透過定期付費、就可獲得彈性的系統服務，這就是SaaS（軟體即服務）。
其實現在每個人的生活中已經有很多訂閱制的服務，像是聽音樂會買Spotify，看影集會買Netflix，消費者不需要真的買CD或DVD回家，透過線上串流的方式，直接就可以獲得最新的音樂或影集。
在商用軟體上也有一樣的模式，訂閱制的系統對於補習班來說，可以用更少的費用就能使用系統服務，不必額外添購昂貴的硬體來運行系統，加上可以選擇月付的方式，不只價格門檻降低，還能隨時使用最新版本系統，補足安全上的漏洞。
在過去，補習班採購傳統單機版系統時，其收費方式是採用安裝的電腦數計算，所以只能裝在固定的電腦上。但訂閱制系統由於是走網路連線的方式，不僅可以多台電腦同時使用，還可以在手機上操作，大大的增加便利性。
補習班常用的訂閱制系統有哪些？
1. Zoom、Google meet：線上課程的直播軟體
2. LINE OA：經營補習班品牌與客戶溝通工具
3. Dropbox：雲端空間用來存放與分享資料
結語：知己知彼，百戰百勝，輕鬆選擇補習班系統
透過今天分享的「３個觀念選擇適合的補習班系統」，我希望可以幫助你建立起一套系統化的營運模式，真正的達到建低人力時間成本，以及營收成長的目標。
過去我有5年的教育業導入數位系統的經驗，我所開發的CARE教育業管理系統幫助了上千家的教育機構。
若你在經營補習班時遇到管理流程或是客戶開發的問題，可以加入我的LINE官方帳號，我會針對你目前遇到的問題，透過諮詢了解後，建議你適合的解決方案。
舉例來說，曾經有幼兒園請我協助改善收費效率的問題，我在訪談後，發現過去他們是手寫收費袋，家長現場繳費或是匯款後，再由協助他們使用系統並與銀行串連，成功解決困擾多時的問題。
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參考資料
參考資料1：軟體即服務
參考資料2：數位開放教育的理論與實踐 磨課師 – 科技部
